Jak działają dziekanaty i sekretariaty na uczelniach wyższych?

Opracowanie jednego programu, który odpowiadałby specyfice organizacji i strukturom uczelnianym, jest niezwykle wymagającym zadaniem ze względu na różnorodność rozwiązań. Mogą  one być odmienne nie tylko z powodu typu szkoły wyższej, specyfiki prowadzonych zajęć, ale również tradycji. 

Dziekanaty, które pełnią rolę podrzędną wobec procesu dydaktycznego, znajdują się jednocześnie na co najmniej dwóch poziomach realizacji i finalizowania spraw administracyjnych: 1. poziom ostateczny, o ile decyzje podejmowane są przez dziekana lub wicedziekanów; 2. poziom pośredni, jeśli dziekanat jest pośrednikiem w sprawach, które wymagają formalnej zgody rektora lub prorektora. 

Ze względu na administracyjny podział uczelni rozróżnia się trzy typy dziekanatów:

1. Wydziałowy – zajmuje się obsługą władz dziekańskich, pracowników dydaktycznych oraz studentów; koordynuje proces kształcenia na trzech poziomach studiów oraz na studiach podyplomowych; może także organizować dydaktykę, być odpowiedzialny za programy zagraniczne oraz projekty badawcze.
2. Studencki – jego głównym zadaniem jest skoncentrowanie działań na obsłudze spraw studenckich od procesu rekrutacji aż po obronę pracy dyplomowej.
3. Model mieszany – dziekanat pełni funkcję centralną na poziomie wydziału, natomiast za sprawy dydaktyczne odpowiedzialne są sekretariaty poszczególnych instytutów lub zakładów. 

Biorąc pod uwagę powyższe, należy przyjąć możliwe kolejne etapy załatwiania spraw studenta; w wersji skrajnej przedstawiają się one następująco: 

Student zgłasza swoją sprawę do opiekuna roku (pracownik dydaktyczny), następnie – po akceptacji – zwraca się do dyrektora do spraw studenckich odpowiedniego instytutu, z jego podpisem dopiero udaje się do dziekanatu, a za jego pośrednictwem do rektoratu.

Podobne szczeble powinien przejść również pracownik dydaktyczny, tzn. najpierw sprawę zgłasza bezpośredniemu przełożonemu, np. kierownikowi zakładu/katedry/pracowni, następnie dyrektorowi instytutu i z jego aprobatą kieruje się do dziekanatu i odpowiedniego dziekana.

W praktyce niższe poziomy bywają pomijane. 

Wdrażanie programów, które mają usprawnić pracę dziekanatów, spowodowało zmiany w organizacji i zakresie obowiązków poszczególnych pracowników administracji, przy czym dziekanaty coraz częściej zajmują się obsługą władz dziekańskich i procesem kształcenia, przenosząc część obowiązków na nowopowstałe stanowiska. Są to tzn. biura podawcze, w których student bezpośrednio składa papierowe wnioski; te zaś są tam wstępnie segregowane zgodnie z kompetencjami dziekanów lub pracowników administracji. Programy międzynarodowe, np. Erasmus, zostały wydzielone dla osobnych stanowisk, jedynie luźno związanych z dziekanatami. W zależności od wielkości wydziału i liczby pracowników koordynatorami instytutowymi są zwykle nauczyciele akademiccy, natomiast koordynatorem wydziałowym jest pracownik administracyjny. 

Sekretariaty instytutów wypełniają podstawową funkcję organizacyjną dla pracowników i studentów. Dotyczy to podejmowanych decyzji w sprawach planowania, organizacji i przebiegu dydaktyki. Dziekanat pojawia się w tym zakresie jako element nadrzędny i kontrolny lub rozwiązujący konflikty pomiędzy studentami a wykładowcami. Sekretariaty są również podstawowym miejscem wymiany informacji pomiędzy wykładowcami a studentami, np. o odwołanych lub przełożonych zajęciach, zmianie sal itp. (Zwykle tego typu komunikaty pojawiają się na stworzonych przez instytuty profilach na Facebooku.)

Ważną natomiast rolą dziekanatu jest organizowanie i dokumentowanie rad wydziału – organu składającego się z samodzielnych pracowników naukowych i delegowanych pracowników administracji oraz studentów. Ich funkcją jest wprowadzanie nowych zasad dotyczących organizacji dydaktyki, warunków przyznawania stypendiów naukowych, procedur awansowych. Dziekanaty w tym zakresie, jak zresztą w pozostałych aspektach swoich zadań, powinny czuwać nad zgodnością podejmowanych decyzji z istniejącymi przepisami prawa krajowego i autonomicznymi przepisami uczelni. 

W ciągu ostatnich kilku lat, jakkolwiek zmniejsza się bezpośredni kontakt studenta z dziekanatami, to jednak stawia się na wysoką jakość usług i przyjazne podejście do studentów, w tym również zagranicznych. Popularne stają się rankingi dziekanatów wydziałowych, ich organizacji pracy i przychylności.